Schäfer Grafikdesign Logo

Datenschutzinformation für Lieferanten, Geschäftspartner und Behörden und sonstige Institutionen

Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dazu gehören gemäß Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Kundennummer, mit der Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der

Mediendesigner Falk Schäfer
Johannesstr. 151
99084 Erfurt

Tel. 0175 – 387 56 58
E-Mail: info@schaefer-grafikdesign.de.

2. Adressaten (An wen richtet sich diese Datenschutzinformation)

Wir stellen diese Datenschutzinformation als verantwortliche Stelle zur Verfügung, um denjenigen, die mit uns in Verbindung stehen, unsere Datenverarbeitungsprozesse zu erläutern. Diese Datenschutzinformation richtet sich an unsere Lieferanten (soweit es sich um natürliche Personen handelt) und deren Ansprechpartner/Mitarbeiter, an unsere Geschäftspartner (soweit es sich um natürliche Personen handelt) und deren Ansprechpartner/Mitarbeiter und an unsere Ansprechpartner in Behörden (z.B. öffentliche Verwaltungen, Gerichte, Finanzamt usw.) und sonstigen Institutionen (Sozialversicherung, Krankenkassen usw.). Sofern es sich diesem Personenkreis angehören und wenn entweder wir in Kontakt mit Ihnen oder Sie in Kontakt mit uns treten, kommt es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Hause. Daher sind Sie Adressat dieser Datenschutzinformation.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und anderen relevanten Datenschutzvorschriften verarbeitet. Wirverarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
    Falls Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung, z.B. Anmeldung zum Newsletter. Sie können die Einwilligung jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen.

  • Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs.1 lit. b DSGVO)
    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, zum Abschluss, zur Durchführung und zur Beendigung eines Vertrages über Produkte, Dienstleistungen oder sonstigen Vereinbarungen mit Ihnen oder Dritten.

  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Abs.1lit. c DSGVO)
    Der Gesetzgeber verpflichtet uns über unterschiedliche Regelungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z.B. HGB, Steuergesetze, Sozialgesetzbücher usw.). Wir verarbeiten Ihre Daten ggf. für die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, für die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie für die Prüfung durch das Finanzamt und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen oder gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

  • Berechtigtes Interesse von uns oder Dritten (Artikel 6 Abs. 1lit. f DSGVO)
    Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, z.B. Verarbeitung in internen Telefon- und Kontaktlisten (Intranet), interne und externe Kommunikation, Übermittlung von Daten innerhalb der Unternehmens für interne Verwaltungszwecke z.B. im Projektmanagement, Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen), Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Risikosteuerung im Unternehmensverbund, Verhinderung von Straftaten, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Marketingmaßnahmen wie Newsletter-Versand an Kunden, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Messebeteiligungen, Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, Anbahnung von Kundenverträgen, Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Förderprojekten u.a.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zudem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung des berechtigten Interesses von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt z.B. zu folgenden Zwecken:

  • interne und externe Kommunikation,
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten,
  • Marketingmaßnahmen wie Newsletter-Versand an Kunden,
  • Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Messebeteiligungen,
  • Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen,
  • Anbahnung von Kundenverträgen,
  • Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Förderprojekten
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten sowie
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

4. Kategorien personenbezogener Daten und Datenquellen

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

  • Personenbezogene Daten von Lieferanten: Name/Vorname des Ansprechpartners, Titel/Position des Ansprechpartners, geschäftliche Kontaktdaten, Name des Arbeitgebers, angebotene Dienstleistungen oder Produkte, Vertragsinformationen, Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe), Zahlungsinformationen, Rechnungsinformation und Geschäftsbeziehungsverlauf.

  • Personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern: Name/Vorname des Ansprechpartners, Titel/Position des Ansprechpartners, geschäftliche Kontaktdaten, Name des Arbeitgebers, angebotene Dienstleistungen oder Produkte, Vertragsinformationen, Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder geschäftliche Briefe), Zahlungsinformationen, Rechnungsinformation und Geschäftsbeziehungsverlauf.

  • Personenbezogenen Daten bei Ansprechpartnern von Behörden und sonstigen Institutionen: Name/Vorname des Ansprechpartners, Titel/Position des Ansprechpartners, behördliche Kontaktdaten bzw. Kontaktdaten der Institution, Name der Behörde/Institution, Kommunikationsinhalte (wie E-Mails oder behördliche Briefe bzw. Briefe der Institution, Zustellungen, Anordnungen etc.).

5. Kategorien von Datenempfängern (Wer erhält Ihre Daten?)

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  • von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DSGVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik, Kurierdienste, Druckdienstleistungen, externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Buchhaltung und Controlling, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Kundenverwaltung, Letter Shops, Marketing, Telefonie, Webseitenmanagement, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute;
  • öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt
  • Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und Kontrollinstanzen);
  • sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Von uns vertraglich verpflichtete Dienstleister und Erfüllungsgehilfen erhalten Daten zu diesen Zwecken nur, wenn die beteiligten Personen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

6. Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

7. Aufbewahrungsfrist (Wie lange speichern wir Ihre Daten?)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus. Letztendlich ergibt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Daten, die nicht länger der Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen dienen, werden diese aus unseren Systemen und Aufzeichnungen entfernt und/oder es werden Maßnahmen ergriffen, so dass Ihre personenbezogenen Daten ordnungsgemäß anonymisiert werden, so dass sie nicht mehr identifizierbar sind.

8. Ihre Datenschutzrechte

Ihnen stehen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO (siehe unter 9.) zu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO (siehe unter 10.).

9. Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Falls Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde, in der unser Unternehmen seinen Sitz hat:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt.

11. Allgemeine Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation (Stand Januar 2022) anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzinformation für die Nutzung unseres Webauftrittes.